การนำ Excel มาใช้ในการกรอกข้อมูลในลักษณะดาต้าเบสนั้น ปัญหาหนึ่งในยุคแรกๆคือการป้อนข้อมูลตัวเดียวกันลงแต่ละเรคคอร์ดนั้นจะต้องคอยระวังไม่ให้พิมพ์ผิดแม้แต่การเคาะ space ก็ต้องเท่ากัน เช่น ถ้าเราพิมพ์ว่า "บริษัท เอ. บี. ซี. จำกัด" กับ "บ. เอ. บี. ซี. จก." หรือ " บริษัท เอ บี ซี จำกัด" ก็จะกลายเป็น 3 บริษัท ทั้งๆที่มันเป็นบริษัทเดียวกันแท้ๆ แต่ปัญหานี้ Excel ช่วยได้ โดยใน Excel นั้นมีคำสั่งรองรับการสร้าง List Box ขึ้นมาให้เราไว้ใช้ในขณะป้อนข้อมูล คือการใช้คำสั่ง Data - Validation - List
กลับไปใช้ตัวอย่างโครงการบ้านจัดสรรบลูฮาร์วาร์ดอีกครั้ง (ดูได้ในเรื่อง FREQUENCY กับ COUNTIF) ในตัวอย่างนั้น พานแก้วได้สร้างตารางสำหรับกรอกข้อมูลการขายในสัปดาห์พรีเซล โดยมีหัวข้อของแต่ละคอลัมน์ที่ต้องกรอกดังนี้
A | B | C | D | E | F | |
1 | วันที่ | รหัส แบบบ้าน | แบบบ้าน | ล็อคที่ | รหัสพนง.ขาย | พนง.ขาย |
ในคอลัมน์ B ที่ต้องป้อนรหัสแบบบ้านนั้น ในทางคอมพิวเตอร์เรามักจะกำหนดเป็น key field ซึ่งจะป้อนผิดพลาดไม่ได้ หมายถึงไม่สามารถป้อนรหัสที่โครงการไม่มี ป้อนเข้าไปแล้วก็ไม่รู้ว่าเป็นแบบบ้านไหน ในลักษณะเช่นนี้พานแก้วก็เลยสร้างเครื่องมือในการป้อนข้อมูลขึ้นมาเป็น List Box โดยใน List Box จะบรรจุแต่รหัสแบบบ้านที่โครงการมีอยู่จริงเท่านั้น คือ 12 รหัส
H | I | |
1 | รหัส แบบบ้าน | แบบบ้าน |
2 | 101 | ราชพฤกษ์ |
3 | 102 | ทรงบาดาล |
4 | 103 | คัทลียา |
5 | 104 | ราชาวดี |
6 | 105 | ศรีตรัง |
7 | 106 | ชัยพฤกษ์ |
8 | 107 | สีสุก |
9 | 108 | พวงคราม |
10 | 109 | พวงแก้ว |
11 | 110 | ดาหลา |
12 | 111 | ยี่โถ |
13 | 112 | ลำดวน |
พานแก้วก็จัดการลากเมาส์ทำไฮไลท์ให้คลุมเซลในช่วง B2 ถึง B100 หมายถึงว่าจะป้อนข้อมูลกันถึงแค่บันทัดที่ 100 เท่านั้น แต่ถ้าต้องการป้อนได้ทุกบันทัดในคอลัมน์ B เลย พานแก้วบอกให้ไปคลิก ตรงอักษร B ที่เป็นชื่อคอลัมน์ จากนั้นไปคลิกเรียกคำสั่งในเมนู Data แล้วเลือกคำสั่ง Validation จะมี Popup Menu ของ Data Validation ปรากฎขึ้นมา
ในแท๊ป Settings ที่เป็นแท๊ปแรกในเมนูนี้ ให้คลิกที่เครื่องหมาย drop-down ของคำสั่ง Allow: แล้วเลือก List เมนูจะเปลี่ยนเป็นดังรูป
พานแก้วบอกว่าเราสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการมาใช้บรรจุใน List Box ได้ในช่วง Source: ที่ปรากฎขึ้นมา โดยคลิกที่ช่องว่างใน Source: แล้วเลื่อนเมาส์ไปลากให้คลุมช่วงเซล H2:H13 ซึ่งเป็นคอลัมน์ของรหัสแบบบ้านในตารางบ้านแบบของโครงการ จะได้ผลลัพธ์ดังรูป
คลิก OK เป็นอันเสร็จเรียบร้อย
พานแก้วอธิบายต่อว่า คราวนี้ถ้าเราคลิกที่เซลในช่วงที่ประกาศ Data Validation ไว้เมื่อสักครู่ เช่นคลิกที่ B2 เพื่อป้อนข้อมูล จะปรากฎเครื่องหมาย Drop Down ขึ้นมาที่ท้ายของคอลัมน์ และเมื่อเราคลิกที่เครื่องหมาย Drop Down นี้ก็จะปรากฎรหัสแบบบ้านขึ้นมาให้เราเลือก ดังรูป
ง่ายๆเท่านี้เอง ถึงตรงนี้จะไม่สามารถป้อนข้อมูลอื่นๆที่นอกเหนือไปจากรหัสแบบบ้านที่มีอยู่ในตารางได้เลย เช่น ถ้าเราป้อนข้อมูล 201 โดยพิมพ์ข้อมูลเข้าที่ B2 โดยตรงโดยไม่ใช้ Drop Down จะไม่สามารถทำได้ Excel จะฟ้อง error ขึ้นมาว่า "The value you enter is not valid." แต่ถ้าป้อน 102 ที่มีอยู่ใน list จะสามารถป้อนได้ แค่นี้ก็ไม่ต้องกลัวข้อมูลผิดแล้ว อิอิ
คราวนี้กลับไปตอนที่เรียกใช้คำสั่ง Data Validation นี้ ในเมนูที่ป็อปอัพขึ้นมาจะมีแท๊ปอีกสองแท๊ป เป็นอ๊อฟชั่นที่มีเพิ่มขึ้นมาเพื่อให้เราแต่งเติมการใช้คำสั่งให้เป็นไปในรูปแบบของเราเอง คือไม่ใช้ค่าที่ Excel เซ็ทให้ใช้ แต่เราจะละเลยส่วนนี้ไปเลยก็ได้ ในแท๊ปทั้งสองคือ Input Message ใช้สำหรับใส่ข้อความที่จะแสดงขึ้นเมื่อเรานำเคอร์เซอร์ไปวางไว้เหนือเซลที่เป็น input และแท๊ป Error Alert ใช้สร้างข้อความแสดง Error ของเราเอง คือไม่ชอบข้อความ "The value you enter is not valid." ของ Excel ว่างั้นเถอะ
ยังมี Tips อีกนิดหนึ่งคือว่า ในกรณีที่เราไปสร้างตารางหรือข้อความที่จะให้ปรากฎใน List Box ไว้ใน Sheet อื่นคนละ sheet กับ sheet ที่เป็น input (ในตัวอย่างคือช่วงเซล H2:H13) ในกรณีแบบนี้เมื่อเราจะใส่ช่วงของเซลในช่อง Sourc: โดยไปคลิกที่ sheet ที่เราเก็บข้อความไว้จะทำไม่ได้ วิธีแก้ไขทำได้โดยไปตั้งชื่อ (Name) ให้กับ Range นั้นๆเสียก่อนโดยคำสั่ง Insert - Name --> Define แล้วจึงนำชื่อที่ตั้งไว้นั้นมาใช้ในช่อง Source: โดยพิมพ์ = แล้วตามด้วยชื่อที่ตั้งไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น